Tips outing kantor yang paling berguna bukan soal memilih destinasi, tapi soal menghindari tiga kesalahan yang membuat panitia kelelahan dan biayanya membengkak.
Yang menulis ini adalah tim yang mengurus rombongan kantor tiap bulan, dan pola masalahnya hampir selalu sama.
Kesalahan pertama: menghitung per orang terlalu awal
Banyak panitia menetapkan harga per orang sebelum jumlah pesertanya pasti. Padahal biaya terbesar - kendaraan dan penginapan - bersifat blok, bukan per kepala.
Selisih antara 38 dan 42 peserta bisa berarti satu bus tambahan, dan itu mengubah harga per orang secara signifikan. Kunci jumlahnya dulu, baru umumkan angkanya.
Kesalahan kedua: jadwal yang terlalu padat
Outing yang menjejalkan lima titik dalam sehari menghasilkan rombongan yang lelah dan foto yang buruk. Tiga titik per hari sudah cukup, dan sisakan satu blok kosong yang tidak diisi apa pun.
Blok kosong itu hampir selalu terpakai - untuk perjalanan yang lebih lama dari perkiraan, atau untuk orang yang butuh istirahat.
Kesalahan ketiga: satu PIC mengurus semua vendor
Panitia yang berurusan langsung dengan lima vendor berbeda akan menghabiskan outingnya di telepon. Satu koordinator yang mengurus semua vendor membuat panitia bisa ikut menikmati acaranya.
Tips outing kantor untuk menekan biaya
- Hindari akhir pekan panjang dan libur sekolah - selisih harganya bisa 20-30 persen
- Berangkat Kamis, pulang Sabtu, alih-alih Jumat-Minggu
- Gabungkan penginapan: satu lokasi untuk semua lebih murah dan lebih mudah dikoordinasi
- Tentukan menu makan sejak awal, bukan memilih di tempat
- Untuk di atas 40 orang, minta survei lokasi lebih dulu
Yang perlu disiapkan panitia
Daftar peserta lengkap dengan catatan alergi makanan dan kondisi kesehatan. Ini terdengar berlebihan sampai ada satu orang yang tidak bisa makan sesuatu dan tidak ada penggantinya di lokasi.
Siapkan juga satu grup WhatsApp yang dibuka seminggu sebelumnya. Sebagian besar pertanyaan yang biasanya muncul di hari-H bisa selesai di situ.
Ukuran rombongan dan pengaruhnya
Mulai 20 orang harga per orang turun. Di atas 40 orang, kami datang lebih dulu untuk survei lokasi, dan itu tidak dikenakan biaya tambahan.
Untuk rombongan di atas 80 orang, jadwalnya perlu dipecah menjadi dua gelombang di beberapa titik. Memaksakan satu gelombang di lokasi yang tidak muat menghasilkan antrean panjang yang merusak suasana.
Menyusun anggaran yang tidak meleset
Pisahkan anggaran menjadi tiga: biaya tetap (kendaraan, penginapan), biaya per orang (makan, tiket masuk), dan cadangan sepuluh persen. Cadangan itu hampir selalu terpakai, dan panitia yang tidak menyiapkannya akan menombok sendiri.
Umumkan harga per orang setelah jumlah peserta dikunci, bukan sebelumnya. Selisih empat orang bisa berarti satu kendaraan tambahan.
Membuat acaranya tidak terasa seperti kerja
Hindari menjadwalkan sesi presentasi atau evaluasi di hari pertama. Kalau memang ada agenda kantor, taruh di pagi hari kedua saat semua orang sudah lebih santai.
Sisakan satu blok sore yang benar-benar bebas. Itu bagian yang paling sering disebut peserta saat ditanya apa yang paling mereka nikmati.
Ringkasan untuk panitia
- Kunci jumlah peserta dulu, baru umumkan harga
- Tiga titik per hari, jangan lima
- Satu koordinator untuk semua vendor
- Kumpulkan catatan alergi dan kondisi kesehatan sejak awal
- Siapkan cadangan sepuluh persen